조직 규모의 증감, 사업에 따른 부서 조정, 이전 등으로 인해 기업의 업무 공간은 수시로 변동됩니다. 그때마다 회의실 역시 이전, 폐쇄, 재설치 등이 발생합니다. 코로나 팬데믹 이후 회의실 변경이 좀더 복잡해 졌습니다. 각종 화상회의시스템과 협업도구 들이 설치되어 있는 경우가 많아졌기 때문입니다. 

엘지유플러스는 메인 회의실에 다수의 화상회의시스템 때문에 구성이 복잡해 졌습니다. 맨 처음 도입된 CODEC, 전화 기반의 컨퍼런스 콜 장비, CODEC과 동일한 브랜드의 UVC 화상회의시스템에 이어 로지텍 제품까지 여러 화상회의 시스템이 그때그때 상황에 따라 사용되면서 바닥과 테이블에는 수십개의 케이블이 널려 있게 되었습니다. 사용자들은 주 거래처와 주로 연결하는 방식에 따라 화상회의 시스템을 연결해야 하는데 이 조차 여의치 않게 되었습니다. 특히 장애가 잦아졌지만 장애 원인 파악이 힘들어 지면서 가동률이 떨어지기 시작했습니다. 

반도건설은 보드룸을 리뉴얼 하면서 케어 필요성이 발생하였습니다. 회의 참석자 수를 늘리기 위해서는 회의테이블과 의자를 추가해야 하는데, 결국 회의실 내의 모든 기기들을 해체 후 재설치해야 하기 때문입니다. 기기별로 누락되는 부속품 없이 해체하였다가, 정상작동하도록 재설치하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 자칫 부속품이나 케이블이 파손되어 재구매하는 경우도 흔하게 발생하며, 재설치했을 때 정상작동하지 않는 경우도 많습니다. 

레이크머티리얼즈는 오피스 전체 인테리어를 다시하면서 화상회의시스템, 디스플레이 등 회의실을 이전 재설치해야 한 경우입니다. 반도건설처럼 레이크머티리얼즈 역시 전문가의 손길이 필요한 상황입니다.

위 세 고객은 화상회의시스템이 아닌 화상회의실을 케어해야 하는 이유를 보여주고 있습니다.

• 화상회의실에는 화상회의시스템 뿐만 아니라 이와 함께 사용되는 디스플레이, 공유도구 등 다수의 기기와 케이블들이 있는데, 이들을 함께 케어하지 않으면 화상회의 시스템을 정상적으로 사용할 수가 없습니다. 

• 기기와 케이블이 많아질수록 장애 발생 가능성도 증가하는데, 그만큼 장애 원인 파악과 조치에 시간과 비용이 많이 발생합니다. 

• 사용자들은 본인이 선호하거나 상대사와 호환되는 시스템을 주로 사용하게 되는데, 매번 자신이 사용할 기기와 케이블을 연결하는데 어려움을 겪게 됩니다. 이렇게 되면 대기시간이 늘어나고 연결성이 낮아져서 결국 거래처와 커뮤니케이션에 문제가 발생하게 됩니다.

건우씨엔에스는 바로 이전 문제점들을 해결하기 위해 고객의 화상회의시스템 도입 현황과 모든 구성품의 설치사진과 제품정보 등을 체계적으로 관리하여 고객의 케어 서비스 요청에 응하고 있습니다. 특히 건우씨엔에스에서 구매한 화상회의시스템에 한정하지 않고, 회의실 내의 모든 기기들과 케이블까지 케어함으로써 고객이 깨끗한 환경에서 편리하게 오랫동안 사용할 수 있도록 체계적으로 지원하고 있습니다.