요즘 화상회의시스템은 정리의 시대라고 불립니다.

정리(整理)는 사전적으로 다음 3가지 의미가 있습니다.(Naver 국어사전)

1. 흐트러지거나 혼란스러운 상태에 있는 것을 한데 모으거나 치워서 질서 있는 상태가 되게 함.

2. 체계적으로 분류하고 종합함.

3. 문제가 되거나 불필요한 것을 줄이거나 없애서 말끔하게 바로잡음

그렇다면 화상회의시스템이 흐트러지거나 혼란스럽거나 체계적이지 않거나 문제가 되고 불필요한 것들이 있게 된 이유는 무엇일까요?

누구나 아는 것처럼 바로 코로나 팬데믹 때문입니다.

코로나 이전과 코로나 팬데믹 기간 중 고객의 화상회의시스템 도입 방식엔 천지차이가 있었습니다.

 

l   여러 가지 형태의 제품이 혼재되어 있다 보니 화상회의 사용자별 품질이 동일하지 않습니다.

l   체계적인 관리가 이루어지지 않아 회의실에 설치된 화상회의 각 구성품이 제대로 설치되어 있지 않거나,

     케이블이 과다하고 노출된 것이 많아서 회의실이 지저분해 보입니다.

l   공급업체가 불분명하거나 연락이 닿지 않아 사후관리에 어려움이 있습니다.

l   화상회의시스템을 추가하거나 교체할 때 제품선정에 어려움이 있습니다.

l   장애 유형이 너무 다양하여 IT팀에서 체계적인 지원이 어렵습니다.

l   사용법 혼란과 관리부재로 제품 내구성이 낮아져서 장애발생율이 증가하고 제품 교체 주기기 짧아집니다.

이제는 코로나 엔데믹 시대입니다. 혼란을 걷어내고 안정을 추구해야 합니다.

만약 위와 같은 어려움을 겪고 있는 회사에서 화상회의시스템을 정리하고자 한다면 어떻게 해야 할까요?

코로나 이전으로 되돌아가서도, 코로나 팬데믹 기간처럼 해서도 안 된다는 것은 명확합니다.

최근 많은 기업들이 전사적으로 도입되어 있는 화상회의 시스템 현황을 파악하고 정리하는 경우가 늘고 있습니다.

직원들이 화상회의를 쉽고 편리하게 사용하여 일상이 된 화상회의를 보다 효율적으로 사용하기 위해서는 반드시 필요한 과정입니다.

그 과정을 정리하면 다음과 같습니다.

1단계 사전 조사

l   전사적으로 도입되어 있는 화상회의시스템의 현황을 파악합니다.

l   도입시점, 도입제품명, 공급업체명, 수량, 비용 등을 파악합니다.

l   사용편의성, 관리편의성 등 각 제품별 사용자들의 만족도를 조사합니다.

2단계 방향 설정

l   가장 만족도가 높은 제품들의 제조사 전체 라인업, 평판 등을 조사합니다.

l    화상회의 사용 유형을 결정합니다.

l   예산 가이드라인을 설정합니다.

3단계 공급사 및 제품 결정

l   가급적 2~3개 공급사와 제품 유형을 대상으로 BMT를 진행합니다.

l   BMT 기간은 최소 1주일, 2곳 이상에 실제 설치를 통해 진행합니다.

    설치는 사전 조사에서 사용자 만족도가 높았던 곳과 나빴던 곳에 하는 것이 좋습니다.

l   화상회의 사용 수준은 시간이 지날수록 높아집니다. 제품 선정 시 제조사의 라인업과 기능개선 속도 등을 감안합니다.

경동나비엔도 코로나 팬데믹 시기 본사, 연구소, 전국 공장, 해외 지사 등 장소별로 서로 다른 화상회의 제품들이 설치되었고

이로 인해 사용과 관리에 많은 어려움이 있었습니다.

그러나 철저한 사전검토와 충분한 BMT를 통해 가장 알맞은 화상회의시스템으로 예링크를 선정하고 전국의 모든 화상회의실을 정리하였습니다.

정리 효과는 명확했습니다.

이제 사용자는 전국 어느 사무실을 가더라도 같은 제품을 익숙하게 사용할 수 있게 되었습니다.

IT팀은 표준화된 사용자 매뉴얼을 제공하고 응급조치 요령도 통일할 수 있었습니다.

화상회의 효율이 증가한 것 만큼이나 관리의 효율도 증가한 것입니다.

스마일게이트 각 계열사들도 순차적으로 화상회의시스템 정비를 진행하고 있습니다.

스마일게이트 스토브에 이어 스마일게이트 메가포트, 스마일게이트 엔터테인먼트 등도 새로운 상황에 맞춰 전사적으로 재구축을 진행하고 있습니다.

동진쎄미켐은 사세가 급격히 확장되어 글로벌화가 강화되면서 화상회의 사용량이 증가함에 따라

누구나 사용이 쉬우면서도 보다 차원 높은 사용자 경험을 제공할 수 있는 예링크 제품을 도입하고 있습니다.